8MCloud：巧用云端采購系統(tǒng)，實現(xiàn)中小企成本控制

中小企業(yè)由于缺乏資金，且在生存發(fā)展中面臨更多的風(fēng)險，所以管理者往往比大型企業(yè)更嚴(yán)格控制采購成本，注重短期投資回報，對采購材料的價格非常敏感。特別是在這次疫情危機中，廣大中小企業(yè)經(jīng)營者更加重視成本控制，恨不得每分錢都花出十倍價值。而云端采購系統(tǒng)因其成本優(yōu)勢、定制靈活、維護及管理便捷，且能幫助中小企業(yè)更好地管控采購成本，逐漸受到管理者的關(guān)注。

采購價格是直接影響采購成本的因素之一，而采購成本的控制與采購的定價密切相關(guān)。中小企業(yè)一般采購規(guī)模不大，采購方式比較零散，無法像大集團企業(yè)那樣獲得規(guī)模采購帶來的效益。有時遇到一些實力雄厚的強勢供應(yīng)商，對小采購愛理不理，談判空間幾乎為零，交貨時間遙遙無期，但又不得不“忍氣吞聲”，繼續(xù)合作。這便是中小企業(yè)在采購時常遇到的問題。

面對以上種種辛酸，中小企業(yè)采購怎么做才能實現(xiàn)成本控制？云端采購系統(tǒng)又能在其中發(fā)揮什么作用？且聽8MCloud細細講解。

1、知己知彼，及時掌握供應(yīng)商動態(tài)

當(dāng)企業(yè)要采購的物品緊俏時，供應(yīng)商會趁機提價；當(dāng)企業(yè)所采購的物品供過于求時，采購企業(yè)處于主動地位，能夠獲得最優(yōu)價格。

所以，中小企業(yè)采購應(yīng)該在平時工作中大量搜集信息，及時掌握市場及供應(yīng)商的動態(tài)，包括了解產(chǎn)品原材料價格、市場供需情況、供應(yīng)商經(jīng)營情況、供應(yīng)商所能接受的價格底線等。

最好建立一個供應(yīng)商資料庫，隨時更新市場及供應(yīng)商動態(tài)。這里功能強大的云端采購管理系統(tǒng)8MCloud SPM就派上用場了，它能夠通過信息化系統(tǒng)使采購過程適度透明化。

采購員可以在8MCloud SPM系統(tǒng)內(nèi)記錄供應(yīng)商的相關(guān)信息，也可以直接將供應(yīng)商信息導(dǎo)入系統(tǒng)內(nèi)。

有些產(chǎn)品價格波動性很大，而每個供應(yīng)商平均每天或每周都有數(shù)十或上百個產(chǎn)品價格與折扣要更新，采購與供應(yīng)商將會消耗大量的溝通時間。而8MCloud SPM云端采購管理系統(tǒng)更為方便的是，供應(yīng)商同樣可以用系統(tǒng)自行更新產(chǎn)品資料，這樣就減少了采購與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)時間，大大增強產(chǎn)品資料的準(zhǔn)確性與及時性。


2、預(yù)先制定采購計劃，選擇合適的采購時機

當(dāng)企業(yè)處于生產(chǎn)旺季時，對原材料需求緊急，因此不得不承受供應(yīng)商更高的價格。避免這種情況的最好方法是提前根據(jù)生產(chǎn)計劃制訂出相應(yīng)的采購計劃，為之后的生產(chǎn)旺季采購做好準(zhǔn)備。

制定采購計劃需要了解企業(yè)生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化。8MCloud SPM有方便易用的電子采購計劃功能，電子采購計劃單可以實時查看采購申請的基本信息。當(dāng)你在填寫電子采購計劃時，輸入產(chǎn)品，可同時查看該產(chǎn)品的庫存情況，避免不必要的采購支出。如果發(fā)現(xiàn)庫存不足，應(yīng)盡快提前采購。

3、不同的采購，采用不同的采購定價方式

因采購物品類型、性質(zhì)、要求等等各不相同，企業(yè)采購的定價方式不能一概而論。對于不同的采購，應(yīng)該用不同的定價方式：

（1）快速詢比價：適用于采購金額較少的產(chǎn)品或標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，以及采購時效較短的情況
（2）多輪競價：通過貨比N家以獲得合適的采購價
（3）持續(xù)要約詢價：適用于大規(guī)模的采購或周期性的長期采購
（4）電子招標(biāo)競價：適用于較大金額或較復(fù)雜的采購項目，以及非標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品與服務(wù)的采購

8MCloud SPM云端采購系統(tǒng)支持上述多種定價方式，幫助企業(yè)以最高效的方式獲取最優(yōu)的采購價格。企業(yè)可設(shè)置物料的基準(zhǔn)價，當(dāng)供應(yīng)商報價時，采購能看到基準(zhǔn)價與供應(yīng)商出價的偏差，幫助企業(yè)準(zhǔn)確快速地了解物料價格的波動。


4、與供應(yīng)商約定交付方式

交貨條件也是影響采購價格重要的因素。交貨條件主要包括運輸方式、交期的緩差等。

比如，一般廠方的價格是含稅含運費的，采購如果不需要開票，要明確提出這個條件，不然供應(yīng)商是不會告知你的。另外，采購需要告知供應(yīng)商最佳物流方式，選擇便宜的運輸方式或貨物由采購方來承運，這樣也能使價格下降。物流費用少了，采購商也能從中得到優(yōu)惠價格。

為刺激采購方提前用現(xiàn)金付款，一般供應(yīng)商都規(guī)定有現(xiàn)金折扣、期限折扣。

8MCloud SPM支持多種付款方式，可分期付款，可一次性支付多張電子發(fā)票。你可以在系統(tǒng)內(nèi)按需要靈活安排付款日期：
 （1）根據(jù)合約項目的里程碑來安排付款 
 （2）按照指定日期安排付款 
 （3）根據(jù)工程進度自動生成付款單并依此進行付款

系統(tǒng)還植入付款審批流程，以便監(jiān)督，并且會多維度跟蹤付款進度和狀態(tài)。


結(jié)語：

上述哪種方法應(yīng)該優(yōu)先采用，哪種方法更好，需要采購員運用自己的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗加以綜合判斷和靈活運用。但務(wù)必注意的是，在采購定價上，最優(yōu)價≠最低價。中小企業(yè)采購不應(yīng)過分追求價格越低越好，而完全忽略了采購的質(zhì)量、交付等其他因素。

作為一站式云端采購系統(tǒng)8MCloud SPM，不僅能管理價格，還能幫你跟蹤把關(guān)采購所有環(huán)節(jié)，與供應(yīng)商高效協(xié)同，是中小企業(yè)實現(xiàn)節(jié)省成本的好幫手，現(xiàn)可申請8MCloud免費試用！